Як можна оформляти та надсилати кадрові документи під час війни — НАДС

НАДС надало роз'яснення щодо того, як під час воєнного стану можна оформляти та надсилати кадрові документи (зокрема, заяви про надання відпусток, звільнення тощо), у т .ч. в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв'язку. Адже наразі через війну більшість працівників не мають можливості подати відповідні документи в паперовому вигляді за загальними правилами ведення документообігу.

В НАДС зазначили, що оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів заяв працівників, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника.

Отже, письмові заяви працівників можуть, зокрема, подаватися в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

Якщо і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв'язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання вищезазначених підписів.

У такому випадку відповідну заяву, написану на папері й підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Якщо ж і такої можливості немає, то заяву слід надіслати у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям.

Як свідчить судова практика, отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі спонукає роботодавця перевірити справжність волевиявлення працівника в разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення.

В НАДС нагадали, що ознайомити державних службовців з виданими щодо них наказами можна шляхом їх вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв'язку. В останньому випадку відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця або сфотографований документ направити через месенджер, доступний державному службовцю. Таке ознайомлення слід зафіксувати відповідним протоколом.